Tóm tắt & Review sách Người giỏi không phải là người làm tất cả – Donna M. Genett
1. Giới thiệu tác giả
“Người giỏi không phải là người làm tất cả” được viết bởi tiến sĩ tâm lý học Donna M. Genett. Bà là chuyên gia tư vấn về vấn đề phát triển tổ chức và là chủ tịch công ty tư vấn đang hoạt động trên toàn nước Mỹ GenCorp Consulting. Bà đã không ngừng nghiên cứu và tìm ra phương pháp nâng cao năng suất và làm việc hiệu quả cho các tổ chức.
Trong suốt 16 năm qua, bà đã cống hiến và có những ảnh hưởng tích cực cho những tổ chức về lĩnh vực chuyên môn của mình, đó là huấn luyện quản lý cho cấp điều hành, nâng cao hiệu quả của hoạt động nhóm, sếp và cải tiến quá trình và hoạt động làm việc cũng như phát triển con người. Bên cạnh “Người giỏi không phải là người làm tất cả”, bà cũng là tác giả của cuốn sách “Giúp con trẻ tự hoàn thiện ở gia đình và nhà trường: Xây dựng trách nhiệm & Lòng tự trọng ở trẻ”.
2. Giới thiệu tác phẩm
“Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả” chỉ gói gọn trong 7 chương với hơn 100 trang sách nhưng chứa đựng những kiến thức sâu sắc và thực tế trong cuộc sống của mỗi người. Nội dung cuốn sách xoay quanh câu chuyện của hai nhân vật chính Jones và James, những con người có nhiều nét tương đồng từ nhỏ đến lớn, tới khi trở thành nhà quản lý, giữa họ đã có sự khác biệt, Jones hoàn thành tốt công việc của mình, có thời gian cho bản thân và gia đình, nhưng ngược lại James đang gặp phải khủng hoảng vì lượng công việc và khiến anh mất cân bằng trong toàn bộ cuộc sống.
3. Mục lục
- Chương 1: Câu chuyện về hai anh em Jones và James.
- Chương 2: James bắt đầu học cách uỷ quyền
- Chương 3: Thực hiện bước thứ hai
- Chương 4: Tầm quan trọng của việc xác định thẩm quyền
- Chương 5: Một chút sai lầm, nhưng không hề gì
- Chương 6: Áp dụng khi làm việc với sếp
- Chương 7: Vì sao James huýt sáo?
4. Tóm tắt nội dung sách Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả
Câu chuyện về hai anh em Jones và James
Mở đầu cuốn sách “Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả” tác giả mô tả về hai nhân vật James và Jones, tuy không phải anh em song sinh nhưng hai người họ giống nhau đến kỳ lạ: sinh cùng một ngày, học chung trường thậm chí làm chung một công ty và ở cùng khu chung cư. Mọi việc đều suôn sẻ khi James và Jones cùng lên vị trí quản lý. Jones đã làm rất tốt vai trò của mình, được cấp dưới yêu quý, hoàn thành mục tiêu, đến và tan làm đúng giờ về với gia đình, thậm chí anh còn có thời gian chơi golf.
Còn James, khi anh phải làm việc một mình, James luôn làm rất tốt, nhưng khi làm việc với cấp dưới, anh cảm thấy khó cộng tác với họ. Họ không biết phải làm gì hoặc phải mất rất lâu để hoàn thành, James không còn thời gian dành cho gia đình, đi sớm về khuya nhưng công việc không như ý muốn, nhiều lúc muốn buông xuôi, nhưng anh muốn thay đổi và quyết định tìm đến người bạn tri kỉ của mình – Jones.
James bắt đầu học cách uỷ quyền
Sau khi hỏi Jones, James hiểu được rằng, cách để trở thành một nhà quản lý hiệu quả là người quản lý và đội ngũ nhân viên phải biết chia sẻ công việc với nhau. Để làm được điều này, trước hết, bạn phải biết đâu là điểm mạnh của nhân viên. Sau đó, bạn cần hiểu rõ những sở thích và mục tiêu cá nhân của họ, rồi thảo luận với họ, từng người, từng người một để có thể ủy thác công việc một cách hợp lý nhất.
Điều quan trọng, bạn phải dám giao hẳn trách nhiệm cho họ khi phân chia công việc. Khi giao việc, bạn hãy nói rõ yêu cầu công việc và trao đổi cụ thể với nhân viên để họ có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc nhất. Một khi bạn có ý định thực hiện công việc ủy quyền, hãy suy nghĩ thật kĩ trước khi giao việc cho bất kì ai, bạn phải biết mình mong chờ điều gì và đâu là kết quả cần có?
James đã thực hiện đúng như vậy. Kết quả mang tới thật đáng khả quan. Mọi người đều hoàn thành công việc mà James giao phó. Chính James cũng cảm thấy tự hào vì mình cùng nhân viên đã hoàn thành công việc thật tốt và anh dường như trút bỏ được gánh nặng khổng lồ bấy lâu.
Thực hiện bước thứ 2
Tuần tiếp theo, công việc lại không được suôn sẻ như thế. Công việc đơn giản đã được hoàn thành nhưng lại xuất hiện những việc khó hơn, phức tạp hơn. James vẫn cố gắng giải thích cho nhân viên của mình. Họ vẫn thực hiện đúng như vậy. Thế nhưng, khó khăn cốt lõi – điều khiến anh băn khoăn chính là nhân viên của mình không hoàn thành đúng hẹn.
Anh tìm đến Jones, anh nhận ra rằng, thì ra vì quá chú tâm giải thích cho nhân viên công việc cụ thể họ cần phải làm mà anh đã quên xác định thời hạn hoàn thành công việc cho họ. Khó có nhân viên nào có thể hiểu được tầm quan trọng trong nhiệm vụ của họ khi không được nhắc đến. Vậy là, anh nói chuyện cụ thể với nhân viên một lần nữa, đồng thời xác định thời hạn cho họ. Mọi chuyện lại trở nên trôi chảy. Khối lượng công việc cũng giảm bớt. Và giờ thì James cũng có được những ngày cuối tuần vui vẻ bên gia đình.
Tầm quan trọng của việc xác định thẩm quyền
Tuy tinh thần làm việc trong bộ phận của James đã thay đổi, mọi người đều hứng khởi hơn với tuần làm việc của mình, James vẫn có lúc cảm thấy khó khăn và chán nản khi lúc nào cũng phải chuẩn bị chi tiết những yêu cầu công việc trước khi giao cho nhân viên của mình. Hơn nữa, James còn gặp một vấn đề khác là một nhân viên của anh, Josh, đã vượt quá thẩm quyền của mình khi đưa ra quyết định ảnh hưởng xấu không chỉ đến cá nhân Josh mà cả bộ phận.
James đã nhận ra thiếu sót của mình trong việc xác định thẩm quyền của từng nhân viên, anh đã suy nghĩ và đề ra 3 điều:
- Quyền đề nghị: khi cần thêm thông tin trước khi đưa ra quyết định, quyền này được áp dụng để đưa ra những giải pháp thay thế tốt nhất.
- Quyền thông báo và khởi xướng: khi muốn nhân viên thông báo trước khi hành động, họ cần chỉ ra nguyên nhân và cách thực hiện tốt nhất.
- Quyền hành động: khi hoàn toàn tin tưởng nhân viên đó, bạn giao toàn quyền hành động cho nhân viên của mình.
Khi áp dụng những điều đó, những vấn đề không bị lặp lại nữa, James đã có thời gian nhiều hơn để trao đổi, thảo luận và hiểu hơn về những khó khăn của cấp dưới, giờ đây James đã có thể cảm thấy thoải mái hơn với vai trò của mình.
Một chút sai lầm, nhưng không hề gì
Cuộc sống vẫn luôn tồn tại vô số thử thách đang chờ con người đối mặt. Khó khăn là điều không thể tránh khỏi. Mặc dù mọi thứ đang dần đi vào ổn định nhưng đôi lúc, công việc của James vẫn gặp trục trặc. Lúc đó, anh lại tìm đến Jones, người bạn, người thầy của mình và lắng nghe những lời khuyên.
Gần đây, dự án lớn của nhóm anh đã không thể hoàn thành đúng hẹn bởi có một số lỗi nhỏ xảy đến với nhân viên của mình. Đúng như lời Jones nói, anh đã không kiểm tra, giám sát nhân viên của khi họ thực hiện dự án. Điều này vốn là một giai đoạn cực kì quan trọng khi thực hiện những dự án lớn và phức tạp, thế nhưng James lại quên mất bước này.
Trên thực tế, công việc kiểm tra đối chiếu phải được thực hiện một cách thường xuyên vào giai đoạn đầu của dự án. Sau đó, khi người ủy quyền đã chứng tỏ được khả năng làm việc của mình và cho thấy họ đang đi đúng hướng thì mức độ thường xuyên của những lần kiểm tra, đối chiếu đó có thể giảm đi. Bằng cách đó, bạn có thể kiểm soát được kết quả mong muốn và hạn chế tối đa các khả năng thất bại. Bước này sẽ giúp bạn chắc chắn rằng, công việc đang được triển khai đúng hướng.
Áp dụng khi làm việc với sếp
Những việc James đã làm và thay đổi trong cách quản lý của mình đều được sếp quan sát trong khi anh không hề biết, sếp đã giao cho James một dự án mới, nhưng anh vẫn băn khoăn và chưa hiểu rõ yêu cầu của sếp.
“Người giỏi không phải là người làm tất cả” cũng đề cập đến nỗi sợ của nhiều người khi đặt ra tình huống này, nếu hỏi lại sếp thì có thể sếp sẽ đánh giá thấp năng lực, nhưng James đã suy nghĩ về phương pháp ủy quyền có thể áp dụng 2 chiều: cấp trên – cấp dưới và cấp dưới – cấp trên, James đã mạo hiểm nhờ sếp giải đáp và tự tin có thể hoàn thành công việc của mình. Đó cũng là cách mà bạn có thể giải quyết công việc một cách thông minh hơn mà không phải là chăm chỉ hơn.
Vì sao James huýt sáo?
James bận rộn đến nỗi không hề hay biết sếp đang quan sát mọi công việc anh đang làm. Rất hài lòng với những gì anh làm được trong thời gian qua, ông quyết định giao cho James một dự án mới. Tuy nhiên, anh vẫn chưa hiểu rõ sếp yêu cầu anh điều gì và thời hạn hoàn thành ra sao. Anh băn khoăn nếu như mình hỏi lại, sếp có đánh giá thấp năng lực của mình không? Và anh cũng tự hỏi, liệu nghệ thuật ủy thác có thể áp dụng cả hai chiều với cấp trên và cả cấp dưới của mình?
Anh quyết định chấp nhận mạo hiểm. Anh nhờ sếp phân tích rõ hơn về công việc mình phải hoàn thành. Khi mọi khúc mắc đã được giải quyết, James yên tâm nhận lấy nhiệm vụ. Anh chắc chắn rằng mình sẽ thành công. Cuối cùng thì anh cũng tìm ra được cách làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn.
Tổng kết lại, tác giả đem đến cho chúng ta 6 bước ủy quyền hiệu quả:
- Bước 1: Chuẩn bị kỹ trước khi giao việc.
- Bước 2: Xác định cụ thể yêu cầu công việc. Yêu cầu người được ủy thác lặp lại những ỵêu cầu của công việc để đảm bảo rằng anh ấy/cô ấy đã thật sự hiểu rõ công việc được giao.
- Bước 3: Xác định rõ thời hạn hoàn thành công việc.
- Bước 4: Định rõ mức độ và phạm vi thẩm quyền mà người được ủy thác có thể sử dụng để hoàn thành công việc.
- Bước 5: Xác định các mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu nhằm đánh giá tiến độ công việc và thực hiện hướng dẫn nếu cần thiết. Vào giai đoạn đầu, nên thường xuyên kiểm tra, đối chiếu; sau đó giảm dần mức độ khi người được ủy thác công việc chứng tỏ đã hoàn toàn nắm được công việc.
- Bước 6: Tiến hành tổng kết công việc để trao đổi những thành quả, thiếu sót cần cải thiện, và rút ra bài học nếu có.
5. Đánh giá sách Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả
Cuốn sách này thể hiện một tư tưởng rất hay mà bạn có thể áp dụng cho công việc cũng như trong học tập của mình, đó là “dù bạn giỏi cũng đừng làm mọi thứ một mình”. Điều đó sẽ khiến bạn phát mệt.
Vậy tại sao không tận dụng sức mạnh của những người khác. Điều này giúp ta dư giả thời gian làm những việc quan trọng hơn. Và cũng chính điều đó tạo nên thành công của chúng ta. Chính vì thế nếu bạn hay làm mọi thứ một mình hay bạn nghĩ rằng mình có thể làm tất cả mọi thứ một mình thì bạn nên suy nghĩ về việc nhờ sự hỗ trợ từ ai đó quanh bạn. Để giúp bạn có thêm nhiều thời gian hơn, tiết kiệm năng lượng hơn và thành công hơn!
Tóm tắt & Review sách Người giỏi không phải là người làm tất cả – Donna M. Genett
TuClass.com
